Thông tin chung
| Tên vị trí | Thực tập sinh Văn phòng Ban điều hành |
| Tên phòng/ban | Văn phòng Ban điều hành |
| Báo cáo trực tiếp | Trợ lý CT HĐQT |
| Địa điểm làm việc | Trụ sở chính |
Vai trò và mục tiêu
- Hỗ trợ Văn phòng BĐH trong công tác thư ký, văn thư lưu trữ và các công việc hành chính khác.
Nhiệm vụ
| STT | Nhiệm vụ trọng tâm | Tỷ lệ |
| 1 |
Hỗ trợ công việc hành chính của VP BĐH bao gồm:
– Phối hợp đón tiếp khách hàng, đối tác của Ban lãnh đạo. – Phối hợp cùng Thư ký sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Ban lãnh đạo, theo dõi và nhắc lịch theo quy trình. – Tham gia chuẩn bị tài liệu họp, lưu trữ các thông tin có liên quan. – Hỗ trợ công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Ban lãnh đạo: Đặt vé máy bay, khách sạn, điều xe đưa đón… – Hỗ trợ các thủ tục thanh toán chi phí của BĐH |
50% |
| 2 |
Công tác văn thư, lưu trữ:
– Tiếp nhận, điều phối công văn đi, công văn đến theo đúng quy định. – Hỗ trợ, phối hợp trình ký các hồ sơ, tờ trình… của các đơn vị trình ký BLĐ. – Tham gia lưu trữ hồ sơ theo quy trình, quy định công ty. |
40% |
| 3 | Thực hiện các công việc hành chính, thư ký khác theo yêu cầu của quản lý. | 10% |
Quyền hạn
- Có quyền chủ động thực hiện công việc và giải quyết các vấn đề nằm trong phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm.
- Được yêu cầu các bộ phận khác nhau về phân phối hoặc cung cấp số liệu và thông tin cần thiết để thực hiện công việc.
- Được đề xuất các biện pháp cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc.
- Đề xuất các công việc cần thiết để hoàn thành công việc.
Tiêu chuẩn/Yêu cầu năng lực
1. Học vấn:
Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp các chuyên ngành có liên quan: Văn thư lưu trữ, Quản trị Văn phòng, hoặc các chuyên ngành đào tạo khác có liên quan…
2. Kiến thức/Kinh nghiệm:
– Có kiến thức về Quản trị Văn phòng.
– Mong muốn phát triển theo nghề Trợ lý, Thư ký, Hành chính.
– Ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm thực tập tại các vị trí hành chính, thư ký hoặc đã có kinh nghiệm thực tập tại các tổ chức tài chính, ngân hàng.
3. Kỹ năng:
– Kỹ năng giao tiếp, phối hợp công việc.
– Sử dụng cơ bản các công cụ word, excel.
4. Yêu cầu khác:
– Cẩn thận, trung thực.
– Tác phong nhanh nhẹn, ngoại hình thiện cảm.
– Ưu tiên nữ.
Đãi ngộ và Phúc lợi
- Hỗ trợ thu nhập trong thời gian thực tập.
- Thưởng Lễ/Tết.
- Hỗ trợ dấu xác nhận quá trình thực tập.
- Tham gia các hoạt động tập thể: Team Building, thể thao, du lịch, từ thiện…
- Tham gia các chương trình đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ…
- Môi trường làm việc sáng tạo, hiện đại, chuyên nghiệp.
Điều kiện làm việc và liên hệ thông tin
| Địa điểm làm việc: | Trụ sở chính: Tòa nhà 789 Bộ Quốc Phòng, 147 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Hà Nội |
| Thời gian làm việc: |
Từ thứ Hai đến Thứ Sáu
Sáng: 8h00 – 12h00, Chiều 13h30 – 17h30 |
| Liên hệ: |
Phòng Tuyển dụng (Ms. Thu)
Hotline: 0987 999 718 Email: Tuyendung@emir.vn Website: https://emir.vn/ |
